DESCRIPTION DE POSTE DE CRS
Expert(E) en Infrastructure
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A propos de CRS
Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. CRS œuvre pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Son action humanitaire et de développement se concrétise par des programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.
Présente au Burundi depuis 1961, CRS y met en œuvre des projets dans les domaines de l'éducation et de l'alimentation scolaire, de la cohésion sociale, du renforcement des capacités des partenaires et du leadership local, de la réponse et de la préparation aux situations d'urgence, de la résilience et de l'autonomisation économique des communautés. Le programme pays compte une soixantaine de collaborateurs et réalise ses projets par l'intermédiaire de partenaires locaux, en étroite coordination et collaboration avec les structures gouvernementales du Burundi.
Résumé du Poste
Vous gérerez l'ensemble des systèmes et processus relatifs aux achats locaux et internationaux de biens et de services du projet Prodeci-Turikumwe, afin de promouvoir la mise en œuvre de programmes de qualité destinés aux réfugiés et communautés hôtes, cibles du projet. Vos connaissances et votre expérience en matière de passation des marchés vous permettront de garantir la qualité et l'efficacité de toutes les activités d'approvisionnement et d'achat, ainsi que d'assurer une gestion responsable, intègre et transparente.
Responsabilités du poste:
Gérer le système d'approvisionnement et des procédures opérationnelles entièrement conformes et organiser les fonctions d'approvisionnement. Évaluer l'efficacité et l'efficience et piloter les améliorations. Garantir la conformité aux principes, normes et politiques d'approvisionnement de CRS, aux réglementations des bailleurs de fonds et aux exigences légales locales.
Elaborer les documents de passation de marchés et de mise en concurrence et de s’assurer de leur publication dans les délais et conditions requises ; Gérer les processus de passation des marchés liés aux travaux d’infrastructures (études, travaux, supervision).
Coordonner avec les différents services pour contribuer proactivement à l'analyse des flux de biens et services et déterminer les modalités de la chaîne d'approvisionnement, les besoins, les quantités, les exigences de qualité et de livraison pour les biens, les services et l'aide en espèces et en bons d'achat. Maintenir un plan d'approvisionnement à jour. Collaborer avec les responsables budgétaires pour élaborer des plans budgétaires annuels répondant aux besoins d'approvisionnement ;
Préparer les sessions d’ouverture des dossiers et d’évaluation des offres/propositions et rédiger les rapports de ces sessions ; Participer aux séances d'ouverture des dossiers et d’évaluation des offres et élaborer les procès-verbaux d'ouverture des dossiers, les rapports d'évaluation des offres ainsi que les procès-verbaux d’attribution de marchés ;
Assurer le contrôle qualité des rapports d’évaluation des offres et des propositions reçues, y compris des rapports d’ouverture des offres, et assurer le secrétariat des séances publiques d’ouverture des dossiers.
Gérer et contrôler le processus d'analyse et de contractualisation grâce à des solutions d'approvisionnement stratégique afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix. Les principales activités comprennent l'étude de marché et la surveillance des prix, la rédaction des spécifications des biens et services, la définition des critères d'évaluation des fournisseurs, l'organisation des documents d'appel d'offres, la mise en œuvre de processus d'appel d'offres et de sélection des fournisseurs transparents et cohérents, la préparation des contrats, etc.
Garantir le plus haut niveau de transparence et d'intégrité au sein du service des achats et prévenir la fraude pendant le processus d'approvisionnement. Réaliser des évaluations des risques périodiques pendant le processus d'approvisionnement.
Superviser et contrôler les relations et les transactions avec les fournisseurs et les vendeurs de bons d'achat, la performance des fournisseurs et les obligations contractuelles afin de garantir l'exécution des contrats conformément aux termes et conditions autorisés. Prendre des mesures pour résoudre les problèmes contractuels actuels et/ou potentiels et/ou les inefficacités afin d'atténuer les risques. Conseiller sur les modifications de contrats/bons de commande, le cas échéant.
Suivre les conditions et les échéanciers de paiement en tenant à jour les rapports de commandes en cours et superviser la coordination avec l'équipe financière afin de garantir le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
Gérer un système fiable de suivi des documents d'approvisionnement et de gestion de base de données pour le contrôle, la responsabilisation et la saisie des données nécessaires à un enregistrement précis des stocks. S'assurer que toutes les informations et tous les documents requis sont complets, exacts, à jour et correctement classés. Superviser la préparation des rapports, consolider les rapports et analyser les données pour la prise de décision.
Formation, expérience et Compétences/capacités requises :
Études et expérience
Avoir un diplôme universitaire (Bac+3minimum)/ en administration, infrastructures, passation des marchés, Droit, Finance, Commerce, Gestion, Economie ou domaines connexes ;
Avoir une expérience d’au moins 5 ans au poste de responsable de passation des marchés/approvisionnement ;
Bonne Connaissance des réglementations internationales et nationales en matière de marchés publics et des conditions du marché local;
Disposer d’une bonne capacité de communication en français à l’oral comme à l’écrit. La connaissance du Kirundi et ou du kiswahili est désirée ;
Avoir des capacités prouvées en matière de rédaction des documents ;
Prouver ses aptitudes de travail en équipe ;
Avoir assuré au moins 3 formations en passation des marchés.
Compétences Personnelles
Solides compétences en analyse et résolution des problèmes avec la capacité d’avoir des jugements sains, de prendre de bonnes décisions et d’offrir des solutions innovantes.
Capacités solides en gestion des relations. Capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à l’interne comme à l’externe. Stratégique dans votre manière d’aborder chaque situation
Bonnes compétences en présentation et animation, formation, mentorat et coaching
Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.
Langue étrangère exigée/souhaitée : Français et Anglais requis
Voyages nécessaires : Le poste est basé dans la province soit de Buhumuza, soit de Butanyerera, au Burundi. Il requiert la volonté et la capacité de voyager environ 10 % du temps.
Supervision : A confirmer.
***Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos activités. Catholic Relief Services concrétise l'engagement des évêques des États-Unis d'aider les personnes pauvres et vulnérables à l'étranger. Nous accueillons au sein de notre équipe des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement au service des plus démunis. Les procédures et politiques de CRS témoignent de notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation.
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Toute Candidature interne et externe interessée par cette offre et remplissant les qualifications requises peut envoyer electroniquement son dossier composée de la lettre de motivation,une copie de diplôme et 3 personnes de référence avec leur contact( Téléphone,E mail),à l’attention du Country Manager à l’adresse ci-après : BI_HR@crs.org
Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.
CRS accorde la priorité aux candidats qui sont citoyens/résidents permanents des pays où nous disposons de bureau.
Employeur respectueux de l’égalité des chances