Danish Refugee Council

The Danish Refugee Council DRC is an international non-governmental organization that promotes and supports durable solutions to the problems faced by refugees and internally displaced persons around the world. DRC has been operational in Burundi since November 2018 in response to the refugee crisis in Burundi.
Website: https://drc.ngo/

FINANCE Specialist
 

Deadline: Sept. 20, 2021 

 POSTE: FINANCE Specialist

SOUS LA RESPONSABILITE DU : Area Manager/Head of support services

COLLABORATEUR DIRECT: Toute les équipes DRC

DEPARTEMENT: FINANCES & ADMINISTRATION

LOCALISATION: BUJUMBURA

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE: 20/09/2021

MISSION:

Le Finance Specialist  doit participer sous la responsabilité du Area Manager et le Head of support services dans la mise en œuvre des activités financières courantes en conformité avec les procédures, les politiques et les règlements des donateurs de la DRC, et il (elle) est notamment responsable de la tenue d'un registre financier approprié, de la préparation du livre de caisse, de la gestion de la petite caisse, des transactions avec toutes les activités bancaires et le décaissement de tous les paiements, du suivi des budgets et des différentes demandes du HQ/audit.

DESCRIPTION DU POSTE :

Gestion de la trésorerie :

  • S'assurer que les prévisions/besoins de trésorerie hebdomadaire sont compilés pour tous les bureaux de terrain de la DRC
  • S'assurer que le programme du Burundi dispose d'un flux de trésorerie suffisant pour sa mise en œuvre en demandant un financement au siège dans les délais impartis
  • Vérifier et enregistrer le solde bancaire sur une base hebdomadaire
  • Assurer le suivi avec la banque à la réception des fonds du siège et préparer la lettre de transfert bancaire pour transférer les fonds aux bureaux extérieurs.
  • Veiller à ce qu'une petite caisse suffisante soit conservée au bureau pour couvrir les dépenses mineures conformément aux procédures financières.

Gestion de la comptabilité :

  •  Assurer le suivi auprès du personnel et veiller à ce que les avances de fonds soient réglées dans les deux semaines suivant les activités.
  • Effectuer des comptages hebdomadaires de l'argent liquide pour le bureau et soumettre des feuilles de comptage de l'argent liquide et les soumettre au Area manager.
  •  Préparer les comptes mensuels de caisse pour le bureau le dernier jour ouvrable du mois et les soumettre au HoSS le dernier jour ouvrable du mois.
  •  Compiler les comptages mensuels de la trésorerie des bureaux extérieurs et les soumettre au responsable financier principal/area manager le dernier jour ouvrable du mois.
  • Préparer le rapprochement bancaire sur une base mensuelle et le soumettre au responsable financier/HQ le 7 de chaque mois
  •  Mettre à jour le livre de caisse des engagements en coordination avec les services de l'administration, des achats et de la logistique, toutes les deux semaines, pour s'assurer que toutes les obligations financières sont inscrites dans le BFU et soumises au HoSS.
  • Préparer les prévisions de dépenses mensuelles/Projections pour le pays et les partager avec Hoss au plus tard le 5 de chaque mois.
  •  Veiller à ce que les demandes de paiement/documents soient examinés pour s'assurer que les directives relatives à la documentation de la DRC/donateur (y compris la vérification du code du projet/de la ligne budgétaire, la disponibilité des fonds) sont respectées ; les paiements sont finalisés dans les trois jours ouvrables.
  • Examiner la paie mensuelle du personnel et importer le fichier de paie dans la dynamique de la DRC.
  • Préparer le rapprochement bancaire chaque mois et suivre les questions qui doivent être résolues
  • Suivi des budgets et actualisation
  • Audit
  • Veillez à ce que tous les documents de paiement soient scannés et envoyés au bureau national en Tanzanie au plus tard      le 7ème jour suivant la fin du mois.
  • Traiter les paiements dans le système DRC Dynamics et sur le système bancaire en ligne.
  • Veiller à ce que les déductions obligatoires soient versées aux autorités compétentes dans les délais impartis pour éviter toute pénalité.
  • Examiner toutes les demandes de commandes/bons de commande pour vérifier le bon codage et l'adéquation du budget avant de les approuver.

EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

  • Diplôme universitaire en finance/comptabilité/commerce/administration des affaires. Compétences de base - Advanced ou Expert
  • Au moins trois ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la finance/comptabilité/tenue de livres dans une ONG ou dans le secteur commercial.
  • Maîtrise du Kirundi,du Français et la connaissance de l’Anglais et tous autres langues parlées au Burundi sont des atouts.  

COMPETENCES ET CAPACITES PERSONNELLES :

  • Viser l'excellence : Mettre l'accent sur l'atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
  • Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
  •  Prendre les devants : S'approprier et prendre l'initiative tout en visant l'innovation.
  • Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
  • Démontrer l'intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Pour postulez sur cette position vous devez déposer votre candidature au Bureau de DRC sise au quartier Rohero II, Avenue kunkiko, Numéro 20, du lundi au vendredi, de 8h à 17h.

Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation adressée au Head of Support Services et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages).