United nation Population Fund( UNFPA)

The United Nations sexual and reproductive health agency.

Website: https://www.unfpa.org/

Finance Associate
 

Deadline: Sept. 19, 2021

 Background Information

PLEASE NOTE THAT THIS VACANCY IS OPEN ONLY TO NATIONAL OF BURUNDI

Closing date : 19 September 2021 ( 5 PM Bujumbura time)

Duration  : One Year 

Organizational Setting

Le poste d’Associé(e) aux Finances est localisé à Bujumbura et est sous la direction générale du Représentant de l’UNFPA et la supervision directe du Chargé des Opérations.

Objectif du poste :

L’Associé(e) Financier(e) contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers le contrôle et l’exécution des processus et transactions financiers tout en veillant au respect du contrôle interne, des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle appuie le suivi de la performance financière du programme pour toutes les ressources financières en fournissant l’information et l’analyse budgétaire nécessaire. Il/elle détecte les éventuels problèmes et propose les mesures correctives.

Il/elle développe des outils et des mécanismes pour le suivi effectif et efficace des budgets de programme et projets, coordonne la compilation des données financières et fournit des informations financières précises et mises à jour.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les collègues des opérations, du programme, du Bureau Régional et du Siège, mais aussi avec les partenaires de mises en œuvre pour assurer une gestion de qualité des ressources financières du programme.

Main Tasks & Responsibilities

  • Il/elle interprète les directives et les procédures financières précisément en ce qui concerne l’exécution nationale (NEX) et fournit de l’assistance et de l’information aux personnels et aux Assistants Administratifs et Financiers des projets.
  • Il/elle assure l’effectivité de l’enregistrement des transactions et du système de report financier, le contrôle interne et de suivi des recommandations d’audit, puis engage les transactions financières de manière ponctuelle et précise tout en s’assurant de la validité des pièces justificatives.
  • Il/elle appui la préparation et le suivi des budgets institutionnel et budget de fonctionnement du programme, puis s’assure que les transactions financières se font conformément aux règlements et procédures de l’UNFPA.
  • Il/elle établit mensuellement et trimestriellement le Financial Accountability checklist et s’assure que les mesures correctives sont prises.
  • Il/elle apporte un appui aux partenaires de mise en œuvre dans la gestion financière des ressources qui leur sont allouées, le rapportage financier et participe au renforcement de leurs capacités lors des activités de formation.
  • Il/elle apporte un appui au renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre sur l’utilisation de l’outil de gestion de UNFPA : ATLAS notamment en planification, suivi et rapportage des Plans de Travail Annuels ; ainsi que la formation des staffs sur l’utilisation d’ATLAS
  • Il/elle fait le suivi des budgets et élabore un rapport analytique hebdomadaire (sur la base des rapports générés du système Atlas) à partager avec le Management et les collègues du programme.
  • Il/elle assure un contrôle régulier de l’utilisation des comptes et effectue les corrections nécessaires lorsque des erreurs sont décelées. Il/elle fait le suivi du Dashboard financier pour s’assurer qu’aucune transaction n’est en suspens et prend les actions correctives sur les erreurs constatées.
  • Il/elle appuie les Chargés de Programme dans l’élaboration des rapports financiers des fonds mobilisés conformément aux exigences des donateurs et dans les délais requis
  • Il/elle effectue la réconciliation trimestrielle des OFA et des FACEs et CDR et enregistre les écritures correctives s’il y a lieu. Il/elle veille strictement au respect de la politique de l’UNFPA sur les OFA et fait le suivi du dashboard.
  • Il/elle assure le classement de la documentation financière des transactions qu’il/elle a enregistré (Vouchers) et leurs documents de support;
  • Il met en œuvre les instructions financières de fin d’année dans les délais requis conformément au planning établit.
  • Il/elle participe à la préparation de l’audit du Bureau et met en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs.
  • Il/elle coordonne l’élaboration du plan d’assurance (audit/spot checks) des Plans de Travail Annuel et le met en œuvre, en collaboration avec les collègues du bureau et les partenaires d’exécution.
  • Il/elle évalue et suit les charges de dépenses communes et des recouvrements des coûts en tenant compte de l’efficacité économique maximum, puis s’assure que les intérêts de l’UNFPA sont pris en compte dans les négociations et accords y afférents.
  • Il/elle exécute toute autre tâche relevant de son domaine de compétence confiée par son superviseur

Qualifications and Experience

Formation: 

  • Diplôme de fin d’études secondaires en Finances/Comptabilité est requis.
  • Avoir un diplôme universitaire dans le domaine approprié est un atout.
  • Avoir un diplôme de Master en Finances/Comptabilité constitue un avantage

Connaissances et Expérience:

  • Sept (7) années d’expérience professionnelle à un poste similaire ou dans le domaine de la gestion financière.
  • Bonne connaissance des principes de comptabilité générale et des normes de la comptabilité publique internationale.
  • Connaissance du règlement financier du système des Nations Unies constitue un atout.
  • Expérience de travail dans une organisation internationale ou dans le Système des Nations Unies est un atout
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet)

Langues:

Avoir une excellente maîtrise du français et avoir la capacité de travailler en anglais (oral et écrit)

Required Competencies

Values:

  • Exemplifying integrity
  •  Demonstrating commitment to UNFPA and the UN system
  •  Embracing diversity in all its forms
  •  Embracing change

Core Competencies:

  •  Achieving Results  
  •  Being Accountable
  • Developing and Applying Professional Expertise/Business Acumen
  •  Thinking analytically and Strategically
  • Working in Teams/Managing Ourselves and our Relationships
  • Communicating for Impact

UNFPA Work Environment

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, teamwork, Embracing diversity in all its forms, integrity, and a healthy balance of work and life. We are committed to maintaining our balanced gender distribution and therefore encourage women to apply. UNFPA promotes equal opportunities for all including persons with disabilities.

Disclaimer

WARNING TO APPLICANTS: UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you have received a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names, and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web. Should you feel that you have received a fraudulent notice, letter or offer that makes use of the name or logo of UNFPA, you may submit a report through the UNFPA fraud hotline http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Notice to applicants: In accordance with the rules of the United Nations, persons applying to posts in the international Professional category, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, are required to renounce such status upon their appointment.  Exceptions to this rule are very limited and can be made only for: (a) stateless persons; (b) newly appointed staff members who have applied for citizenship by naturalization, when such citizenship will be granted imminently; (c) acting staff members in the General Service and related categories with permanent residency status, on promotion to the Professional category; (d) staff members appointed under a temporary appointment. Please understand that UNFPA is not in a position to provide advice on or assistance in applying for any citizenship.